Hvad er intern kommunikation? Konkrete eksempler og former for intern kommunikation i virksomheder

Arbejdspladser kommunikerer internt hver dag.

Om strategiplaner, virksomhedsværdier og KPI’er. Om konkrete arbejdsopgaver og lavpraktiske detaljer.

Hvornår starter mødet? Hvem kommer? Laver Morten kaffe? Har Sisse kage med?

Indholdsfortegnelse

Intern kommunikation er ofte overset. Måske fordi kommunikationsafdelingen overvurderer, hvad medarbejderne selv kan regne ud.

Måske fordi de tror, at medarbejderne selv vil spørge, hvis der er noget, de har brug for at vide.

Nogle medarbejdere vil sikkert spørge. Andre vil ikke.

Medarbejdere skal være opdaterede på- og afklarede med både små og store ændringer og strategier i organisationen. Og det er op til den interne kommunikation at sørge for det.

Definition på intern kommunikation: Hvad er det egentlig?

Intern kommunikation er alt det, der kommunikeres i virksomheden mellem ledere og medarbejdere, kollegaer og praktikanter.

Det dækker både over det, der bliver sagt, og det, der bliver skrevet. Det gælder på alle formelle kanaler som f.eks. mails, nyhedsbreve, personalehåndbøger, intranet og trykte breve.

Men det gælder også alt det, der kommunikeres uformelt. Altså alt det, der ikke bliver sagt:

F.eks. informationer, der bliver videreformidlet lidt for laissez faire med lidt for fjendtligt kropssprog, eller via en mail, hvor tonen er lidt for passiv-aggressiv.

Den interne kommunikation skal kunne forstås eksternt

Den interne kommunikation dækker altså over alt den kommunikation, der foregår internt i en virksomhed eller organisation.

Den interne kommunikation er altså ikke beregnet til at møde omverdenen, men det vil være en fejl at tænke intern kommunikation som noget, man bør holde skjult.

I stedet bør man fostre en sund kultur for intern kommunikation, der, hvis den alligevel røg ud til omverdenen, ville blive set som udtryk for en sund og stærk kultur.

Former for intern kommunikation

Vi har allerede været inde på det: Der findes mange forskellige former for intern kommunikation.

Nogle informationer deles bedst online. Så kan kommunikationens budskab komme bredt og klart ud. Andre informationer deles bedst mund til mund. Så sikres troværdighed og forståelse.

En computer med en webshop åben på skærmen

Den nødvendige: Personalepolitikken

En personalepolitik er virksomhedens regler for, hvordan de ansatte skal behandle hinanden i arbejdstiden. Det gælder både for ledere og medarbejdere.

Personalepolitikken bør som minimum indeholde regler for rekruttering, afskedigelse og udvikling af medarbejderne. Den kan også indeholde regler for mobning, stress, sexchikane og seniorpolitik.

Også virksomhedens code of conduct kan være beskrevet i personalepolitikken. Altså regler for god praksis i virksomheden og hvilke sociale, etiske og miljømæssige krav, man stiller til sine leverandører.

Klassikeren: E-mails

Intern kommunikation via mails kan være alt fra formel kontakt mellem en leder og en medarbejder til mere uformelle beskeder mellem kolleger, som kender hinanden godt.

Mailen er en simpel, hurtig og billig måde at komme i kontakt med sin modtager på. Den er også den mest anvendte kommunikationskanal.

Dog er mailen ikke nødvendigvis den mest effektive. Den er upersonlig og kan nemt drukne i mængden i indbakken.

Den ajourførende: Nyhedsbrevet

Nyhedsbrevet er en nem måde at få sine informationer til at række langt.

Nyhedsbrevets indhold skal være relevant og inspirerende. Det kan f.eks. indeholde virksomhedens gode historier om arbejdsmiljø, strategi eller arrangementer.

Men det må ikke komme for ofte. Ellers er der chance for, at brevet ender ulæst i papirkurven. Derfor er en fængende overskrift vigtig til at fange opmærksomhed og vække nysgerrighed.

Den let tilgængelige: Sociale medier

Kanaler som Facebook og Instagram er en integreret del af manges dagligdag. De er let tilgængelige og lige ved hånden.

Men du bør overveje, hvorvidt de sociale medier skal være en del af den interne kommunikation eller ej.

Det kan virke som en indgriben i medarbejdernes personlige sfære at få en besked fra chefen eller en kollega søndag eftermiddag, med kommentarer til mandagens arbejde.

Den eksklusive: Medarbejderapp’en

En skræddersyet medarbejderapp kan være en effektiv, intern platform til at sikre nyhedsformidling til medarbejderne.

En medarbejderapp er dog en dyr løsning og derfor oftest forbeholdt store virksomheder.

Til gengæld er en fælles digital platform, optimeret til forskellige digitale gadgets, en god måde at effektivisere daglige arbejdsrutiner, styrke dialogen og videndelingen på tværs af virksomeden.

Cross media-kommunikation

Overvej om der skal mere end én kanal til at få dit budskab frem. Nogle gange må man skubbe lidt til grænserne for den interne kommunikation, for at budskabet rigtigt trænger i gennem.

Cross media-kommunikation, hvis veludført, skaber synergi mellem kanaler, så den interne kommunikation bliver sammenhængende og effektiv.

3 konkrete eksempler på intern kommunikation i organisationer – store og små

Det er altid vigtigt at få konkretiseret begreber. Derfor præsenterer vi herunder først generelle eksempler på intern kommunikation – og derefter eksempler på, hvordan den interne kommunikation i store og små virksomheder kunne se ud.

Generelle eksempler på intern kommunikation

Intern kommunikation dækker primært over kommunikationen internt mellem medarbejdere og kommunikationen mellem ledelse og funktionærer.

Et godt eksempel kunne derfor være, at en ny produktstrategi skal kommunikeres fra øverste ledelse til marketingafdelingen. Her bør den interne kommunikation være klar, tydelig og åbne op for en mulig dialog ved tvivl.

Et andet eksempel kunne være, at salgsafdelingen finder ud af, at en bestemt kundekontakt mellem kundeservice og kunder fører til, at sælgerne har meget nemmere ved at fastholde og tiltrække nye kunder.

Derfor skal salgsafdelingen hensigtsmæssig kommunikere internt til kundeservice, hvordan den nye kommunikationsstrategi bør udformes.

Eksempel 1: Intern kommunikation i Novo Nordisk

Novo Nordisk er en kæmpe, global virksomhed, som har et stort sundhedsmæssigt ansvar.

Det betyder også, at deres interne kommunikationsgange er vanskelige at lykkes med. Der er mange forskellige afdelinger og afkroge, kommunikationen skal kommunikeres ud til. Alt fra laboratorier til marketingafdelinger til tekniske produktioner.

Man kan som medarbejder hurtigt føle sig som en lille brik i et stort puslespil. Opgaven er for den interne kommunikation at sikre, at medarbejderne ved, de er en del af noget større, og hver enkelt har en vigtig rolle at spille.

Novo Nordisk kommunikerer blandt andet til deres medarbejdere på deres enorme intranet, hvor mange tusinde medarbejdere verden over har adgang.

Eksempel 2: Intern kommunikation i JYSK

JYSK er en international boligkæde, med en stolt tradition for købmandsfaget. Det sætter ekstra pres på den interne kommunikation at leve op til den storhed, brandet associeres med.

JYSK har et medarbejderintranet, som fungerer som et digitalt, dynamisk personaleblad. Formålet er at afspejle og opbygge en fælles JYSK-kultur på tværs af landegrænser, medarbejdergrupper og jobfunktioner.

Her kan medarbejderne i hele verden læse nyheder og medarbejderhistorier fra JYSK på 18 forskellige sprog.

Dog er det interne medlemsblad offentligt tilgængeligt: Man kan altså argumentere for, at hvad der kunne ligne intern kommunikation, nemlig et personaleblad, reelt ser er ekstern kommunikation.

Eksempel 3: Intern kommunikation i Scribus

Kontrasten fra den interne kommunikation i de store virksomheder til en enkeltmandsvirksomhed som Scribus er stor. I Scribus er der ikke på samme måde behov for nøje kalkulerede kommunikationskanaler.

I Scribus er der, udover mig selv, ansat en studentermedhjælper. Derfor er der behov for minimal intern kommunikation.

Alt kan derfor klares med en mailkorrespondance, et hurtigt møde eller en telefonopringning.

Retningslinjer for effektiv intern kommunikation

Hvis du vil styrke den interne kommunikation, skal du tage stilling til, hvad du vil kommunikere, og hvordan du vil kommunikere det.

Medarbejderne har brug for at vide, hvilke retningslinjer de har for deres arbejde. De skal have nem adgang til informationer, regler og politikker, så de har de bedste forudsætninger for at løse deres arbejde.

Du skal beslutte, hvilke kanaler du vil benytte til den interne kommunikation. Medarbejderne må aldrig være i tvivl om, hvor de modtager vigtig information.

Overvej hvilke kanaler, der giver mest mening at benytte til din kommunikation.

Cross media-kommunikation er en god måde at skubbe til grænserne for den interne kommunikation: Og det virker!

Intern kommunikation stopper ikke. Heller ikke selvom du én gang har taget stilling til retningslinjerne for den interne kommunikation.

Både omverdenen, brancher og virksomheden kan ændre sig. Derfor er det vigtigt, at du bliver ved med at have fokus på den interne kommunikation.